Sinds 1 januari 2014 moet bij infrastructuurprojecten waarbij er een gewestweg betrokken is een samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten ter uitvoering van de studiefase en het toezicht op de werken als die uitbesteed worden aan derden. Het opstellen en de ondertekening van een ‘Samenwerkingsovereenkomst voor samengevoegde opdrachten van diensten’ (SO studie) is de juridische eerste stap bij het opstarten van een dergelijk infrastructuurproject en doet u dus vooraleer u een bestek opmaakt en een studieopdracht lanceert. De kosten voor de studie zullen niet meer in aanmerking komen voor terugbetaling zonder dat er voorafgaand een samenwerkingsovereenkomst over werd afgesloten met het Vlaamse Gewest en de eventuele andere betrokken partijen. Over deze regeling kreeg elke gemeente eind december al een brief. Voor het opstarten van een project en de opmaak van een ‘SO studie’, neemt u contact op met de betrokken afdeling van het Agentschap Wegen en Verkeer. Zie www.wegenenverkeer.be voor contactgegevens.
Als gemeente moet je bij het opstarten van projecten waarbij een gewestweg betrokken is, steeds in eerste instantie een samenwerkingsovereenkomst afsluiten om de studiefase te regelen. Je brengt alle betrokken actoren samen, legt samen afspraken vast over de afb akening van de studie en de overeenkomst vormt een randvoorwaarde om de eventuele terugbetaling van de studiekosten te garanderen. Het opstellen en de ondertekening van een ‘Samenwerkingsovereenkomst voor samengevoegde opdrachten van diensten’ is de juridische eerste stap bij het opstarten van een dergelijk infrastructuurproject. Dat gebeurt dus voorafgaand aan de opmaak van het bestek en de aanstelling van het studiebureau en verzekert dat in de studie alle elementen worden meegenomen om te komen tot één geïntegreerd ontwerp. Een studieopdracht zal niet meer in aanmerking komen voor terugbetaling zonder dat er voorafgaand een samenwerkingsovereenkomst hieromtrent werd afgesloten met het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) en de eventuele andere betrokken partijen. Deze regeling werd eind december reeds schrift elijk gecommuniceerd aan alle gemeenten. Voor de voorbereiding en opmaak van een samenwerkingsovereenkomst, neemt u contact op met de betrokken afdeling van AWV op www.wegenenverkeer.be .
Het nieuwe SO-systeem biedt een aantal mogelijkheden tot koppeling en is er op gericht om voor de uitvoering van de werken nog maar één unieke Samenwerkingsovereenkomst op te maken en af te sluiten voor zover de werken in één opdracht kunnen worden aanbesteed. Belangrijk is wie de opdrachtgever van de werken zal zijn:
De PSG is een formeel overlegorgaan dat alle partners samenbrengt die van belang zijn om je plan of project te doen slagen. Door in een vroeg stadium alle relevante partners samen te brengen, kan je meteen rekening houden met ieders belangen en tot een gedragen project komen. Daarom is het in eerste instantie belangrijk om na te gaan wie die relevante partners zijn.
De betrokken gemeente(n), het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken (Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Agentschap Wegen en Verkeer (AWV), De Vlaamse Waterweg, De Lijn, de Werkvennootschap, …), de weg- of waterwegbeheerder zijn in bijna alle gevallen uit te nodigen. Dit ligt ook vast in de regelgeving. Maar mogelijk zijn er nog andere belangrijke partners of stakeholders en je mag zeker ook niet de subsidieverleners (bijv. provincies) vergeten. Maak uit of je hen betrekt in de PSG of via een andere overleg- of participatievorm. Van zodra het duidelijk is wié je wil uitnodigen, is het belangrijk om tijdig vergaderverzoeken uit te sturen zodat je al deze partners met hun eigen drukke agenda's ook effectief kan samenbrengen. Begrip opbouwen voor elkaars belangen en beperkingen is de basis van een goede samenwerking.
Hiervoor moet je met elkaar praten, een brief of volmacht kan dit niet bewerkstelligen. Maak daarom gebruik van handige hulpmiddeltjes zoals doodle of een vaste vergaderkalender.
Naast wegen en fietspaden beheert AWV ook wegaanhorigheden zoals bermen, straatkolken, bomen, ... Gemeenten kunnen met het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) een overeenkomst afsluiten om bepaalde verhardingen en wegaanhorigheden langs gewestwegen op hun grondgebied zelf te onderhouden. De gemeente ontvangt hiervoor een vergoeding van AWV.
De “module 6” was vroeger de modelovereenkomst waarin de afspraken voor dat onderhoud vastgelegd waren. In 2013 is er echter een nieuwe samenwerkingsovereenkomst opgesteld die de “module 6” vervangt. Die overeenkomst “Net houden van gewestwegen en hun vrijliggende fietspaden door lokale overheden” zorgt voor een beter kader en zorgt ervoor dat de bedragen die gemeentes kunnen ontvangen, beter afgestemd zijn op de te onderhouden wegaanhorigheden langs gewestwegen. Reeds afgesloten modules blijven gewoon doorlopen. Alle informatie is te vinden in het dienstorder MOW/AWV/2013/10 . Voor de concrete overeenkomst kunnen gemeenten contact opnemen met de territoriale wegenafdeling .
Heeft u een vraag over de samenwerkingsovereenkomsten of projectsubsidies die ook interessant kan zijn voor uw collega-beleidsmakers of mobiliteits-, milieu- of duurzaamheidsambtenaren? Stel uw vraag via info@mobiliteitsbrief.be .U kunt ook steeds terecht bij uw mobiliteitsbegeleider.